dimanche 7 juin 2015

Concert pour Carcer City sans Carcer City

J'avais pris mes distances de l'organisation de concerts après les mésaventures du Loll, en attendant de trouver une salle digne de ce nom, mais quand Carcer City ont annoncé qu'ils cherchaient une date en Juin en Belgique, j'ai voulu faire quelque chose.

En effet, après avoir assisté à leur non-concert au Loll, annulé à cause d'une coupure de courant inopinée qui aurait pu dégénérer en incendie, et puisque c'est un de mes groupes favoris, je voulais leur montrer qu'à Bruxelles, on sait faire les choses bien. Et c'était aussi une occasion de les revoir. Puisqu'ils ne tournent pas si souvent, autant prendre les choses en main !

Former l'affiche et trouver un lieu

Ils ont fait leur annonce le 16 Avril après-midi. J'ai immédiatement contacté Pierre, de Hurricane Bookings, pour savoir combien il avait dû payer comme cachet la dernière fois qu'il les avait fait jouer. Trois minutes plus tard, on se proposait simultanément d'organiser la date à deux ! Il faut dire qu'on avait déjà discuté de possibles collaborations, et le tour manager l'avait déjà contacté pour organiser cette date. On savait donc déjà que ça se passerait le 5 Juin, et que Carcer City demandaient 200 €.

Pierre allait à un concert ce soir là. Le temps d'en revenir, j'avais contacté mes groupes belges favoris pour savoir qui était disponible. Et j'avais déjà une dizaine de réponses positives quand Pierre est rentré de son concert. Il a écarté quelques groupes qui jouaient déjà pour lui à Bruxelles à quelques semaines d'intervalle, histoire que les deux concerts ne se court-circuitent pas, et j'avais donc une liste de 5 noms : Evening Call, que j'avais découvert récemment; Jarhead, qui m'avaient marqué en première partie de Wolves Scream une semaine plus tôt; Down To Insanity, qui envoient du lourd malgré leur débarquement récent sur la scène et qui feraient donc une bonne fin de première partie; Signs Of Algorithm, à qui j'avais promis de les faire jouer dès que possible parce qu'il devaient jouer au Sunken Nation's Confirmation mais qu'ils avaient dû annuler la veille à cause d'une côte cassée du chanteur (et avaient été remplacés in extremis par Wolves Scream, que j'ai d'ailleurs rencontré comme ça), et évidemment Wolves Scream, devenus de très bons potes depuis et qui ont été partants dès le début. Pierre a proposé quelques noms aussi, pour rajouter une dimension Bruxelloise à cette affiche et tenter de ramener un peu plus de monde, mais un seul groupe était disponible: Epidemian, référence nationale du genre.

On avait donc une possible affiche de sept groupes en tout, et j'ai poussé pour garder les sept groupes et avoir une affiche énorme afin de marquer le coup, et contre-carrer le fait que la date tombait pendant les examens. Et puis j'organise pas tous les jours, donc autant y aller à fond. Il ne restait qu'à trouver une salle pour rendre ça possible.

Le DNA est mort et le Rock Classique n'aurait pas pu accueillir cette affiche. La salle qu'on testait depuis la fermeture du DNA, le LR6, avait un inconvénient majeur: la limite de temps. En étant borné à un timetable allant de 22:00 à 1:00, on ne pouvait pas avoir l'affiche complète, et on aurait surtout pas eu assez de monde. Le prix de location de la sono est également rédhibitoire, et il n'est plus question pour moi de m'amuser à bricoler des systèmes son avec des trucs de récup. Il fallait donc viser plus haut, pour avoir une salle à la hauteur de l'affiche.

J'ai envisagé le Recycl'Art, mais le tarif est là aussi difficile d'accès et le délais de réservation bien trop long pour nous qui avions une date imposée à six semaines de là. J'ai contacté quelques autres salles que je ne connaissais pas, mais sans réponse. Pierre avait la solution avec le Garcia Lorca, une salle type MJ de 200 personnes, avec du matos très correct, pour 200 € de 16:00 à 1:00, avec un ingé-son, 50 tickets boissons et le catering compris !

Le prix

On a vite fait quelques calculs très savants, 200 € pour Carcer City et 200 € pour la salle, en rajoutant le cachet des six autres groupes et en mettant le prix d'entrée à 6 ou 7 €, on tournait autour de 80 entrées nécessaires pour rentrer dans nos frais. Ça semblait limite pour Pierre, moi j'y croyais. T'as vu l'affiche ou bien ? On s'est réparti les tâches avec Pierre: il gérait la relation avec la salle, Carcer City et Epidemian, et moi avec les autres groupes.

J'ai proposé de placer le prix d'entrée à 7 € en prévente (pour 7 groupes), et 9 € sur place (pour inciter à prendre des préventes). J'avais décidé d'expérimenter un peu et de mettre en place un système de préventes, pour faire les choses bien, avec une billetterie en ligne et tout et tout. La billetterie en ligne prend 0,49 € par vente (+ 0,40 € si c'est par Paypal, mais je comptais compenser ça avec les + 2 € des ventes sur place), donc j'ai proposé aux groupes de toucher 0,50 € par prévente qu'ils vendraient eux-même.

Il restait 6,50 € de bénéfice par entrée (j'ai basé tous mes calculs sur le prix des préventes, les + 2 € sur place c'était du bonus). Pour rentrer dans nos frais, il fallait vendre 61 entrées. J'ai donc proposé aux groupes un door deal où ils toucheraient un pourcentage du prix d'entrée (0,75 € pour les premiers groupes, 1 € pour les plus gros) à partir de la 62ème entrée. Il restait un peu de marge pour subvenir à tout coup dur ou frais imprévu, qu'on pourrait toujours répartir si on faisait du bénéfice. En se basant sur 80 entrées, ça faisait 19 € pour les derniers groupes et 14,25 € pour les premiers. C'était peu, mais il y avait la possibilité qu'on fasse plus d'entrées et qu'ils gagnent plus, et il y avait les gains sur les préventes. Si on faisait moins de 61 entrées, ils n'auraient rien touché, mais j'aurais pris la perte en charge personnellement.

Tous les groupes ont accepté. Epidemian sont de Bruxelles donc ne prenaient pas un gros risque, Signs Of Algorithm voulaient être conciliants après leur annulation de dernière minute la dernière fois, les autres parce qu'ils voulaient participer malgré notre absence totale de budget.

Le backline

Avec une affiche aussi chargée, il fallait absolument utiliser un backline commun pour limiter les changements de plateau et les pertes de temps. Carcer City ont accepté de prêter leurs deux cabs de guitare et leur cab de basse à tout le monde, et leur batterie aux trois groupes avant eux. Il n'y avait donc que pour les trois premiers groupes qu'il a fallu trouver qui mettait quoi en commun, ça n'a pas été très compliqué, et l'organisation m'a soudain semblé excessivement simple, vu qu'il ne fallait pas s'occuper d'assembler toute la sono comme au Loll.

La promo

À partir de là, on a attendu quelques jours pour avoir la confirmation de la salle et on a pu confirmer à tous les groupes que la date allait pouvoir avoir lieu, il ne restait plus qu'à gérer la promo pour qu'il y ait un maximum d'entrées pour que tout le monde y trouve son compte. Élisa a réalisé l'affiche, comme pour tous les concerts de Hurricane Bookings. J'ai créé l'événement Facebook en faisant un mix de mon style (une présentation de chaque groupe avec une vidéo, par exemple) et de celui de Hurricane Bookings (le format du titre de l'événement avec la date entre crochets, par exemple). J'ai mis en place la billetterie en ligne, et j'ai réalisé un petit teaser vidéo.

On a coordonné tous les groupes pour que tout le monde partage l'événement pour la première fois en même temps, afin de créer un buzz. Ça n'a pas marché comme je l'avais espéré, je ne sais pas trop pourquoi. À la fin du premier buzz, on avait atteint un millier de personnes, autant d'invitations, 200 vues de l'événement, une quarantaine de participants, et une vingtaine de peut-êtres. Si on prend en compte le fait qu'il y a une grosse trentaine de musiciens qui jouent, c'est très peu.

J'ai laissé passer le buzz pour voir si ça évoluait, mais ça a pas mal stagné, malgré les quelques partages des groupes. J'ai motivé les troupes pour partager encore et encore, j'ai spammé tous les événements Facebook que j'ai trouvé, j'ai été inviter personnellement pas mal de monde pour faire en sorte que les gens viennent. Et puis il n'y avait qu'à attendre, mais j'avais peur qu'il n'y ait personne. J'ai même tenté une petite publicité sur Facebook, pour voir si ça fonctionnait. En ciblant uniquement les fans de metalcore de 16 à 35 ans sur Bruxelles, elle m'aura coûté 1,76 € pour trois réponses à l'événement, ce qui est pas trop mal.

Annulation de Carcer City

Puis, le 14 Mai, à trois semaines du concert, Carcer City ont annoncé qu'ils annulaient. En fait, ils devaient faire la première partie de Betraying The Martyrs en Espagne et au Portugal un peu plus tard, mais n'ayant pas de quoi se payer un billet d'avion, ils avaient décidé de faire la route en la jalonnant de concerts pour financer l'essence. Notre concert était l'un de ces concerts sur la route, et ils devaient en avoir six en tout. Sur les six, deux n'étaient pas encore confirmés, deux ont été annulés, et leur deadline pour confirmer leur participation à la tournée de BTM est arrivée. Il ne restait donc plus que notre concert et un autre, ce qui ne leur suffisait pas pour rentrer dans leurs frais, et ils ont donc du annuler toute la tournée.

Pour nous, ça voulait dire une tête d'affiche en moins, mais aussi 200 € de frais en moins. Et vu l'affiche qu'on avait réussi à monter, on a décidé de maintenir la date en abaissant le prix à 5 € en prévente et 7 € sur place. On a aussi adapté le deal pour les groupes, qui allaient toucher 10 % par entrée pour les premiers ou 1/7ème par entrée pour les plus gros, à partir de la 46ème entrée. À ce moment là, on avait environ 80 participants sur l'événement, donc au prix des préventes ça aurait fait 17,50 € pour les premiers groupes et 25 € pour les autres. On avait aussi un peu plus de marge pour faire jouer les groupes plus longtemps.

Dans le même temps, j'ai relancé une nouvelle campagne de pub sur Facebook, ciblée cette fois sur les fans de metalcore de 18 à 35 ans sur toute la Belgique. Au final, celle-ci m'aura coûté 13,81 € pour 10 réponses à l'événement, soit un peu moins bien que la première mais toujours bon à prendre. Pierre a aussi fait une pub Facebook de son côté, qui a rapporté 6 réponses à l'événement pour 4 €. On a aussi trouvé une photographe, refait l'affiche, refait le teaser vidéo, placé quelques affiches en ville, et les participants sur l'événement ont commencé à arriver de manière satisfaisante. Le jour du concert, on avait environ 110 participants annoncés et 60 peut-être. Par contre, on avait dans un premier temps zappé qu'il fallait réorganiser tout le backline, mais ça m'a frappé assez rapidement

Le backline, bis

Là, c'est devenu compliqué. Le concert était un vendredi, certains travaillaient, certains étaient en examens, certains devaient repartir avant la fin, certains avaient plus de 100 Km de route à faire, certains ne voulaient pas prêter certains éléments de leur matos (pour diverses raisons toutes valables), presque tous étaient limités à une voiture et donc un backline incomplet à cause du défraiement fort peu élevé.

Je vous passe les détails logistiques, qui n'ont été qu'une suite d'émissions d'hypothèses ("Est-ce que vous pouvez prêter ça à untel ?"), jusqu'à parvenir à un résultat acceptable. Finalement, on y est arrivé (enfin, on a cru).

Evening Call et Jarhead devaient prendre chacun leur cab de basse, Jarhead devaient prendre leur cab de guitare et le prêter à Evening Call, et leur batterie et la prêter à Evening Call et Down To Insanity. Wolves Scream devaient prendre tous leurs cabs et les prêter à Down To Insanity, Signs Of Algorithm et Epidemian, et Epidemian devaient prendre leur batterie et la prêter à Signs Of Algorithm et Wolves Scream. Tout le monde prenait ses têtes d'amplis et ses cymbales.

C'était tordu, mais ça marchait. J'ai donc mis à jour la feuille de route que je prépare pour chaque groupe, où sont reprises toutes les informations importantes et notamment la liste du matériel à apporter.

La SABAM

Apparemment, la SABAM a eu vent du concert et ont envoyé un mail à Pierre pour lui signaler qu'on avait pas encore déclaré notre événement. C'était la première fois pour Pierre, qui organise régulièrement des concerts depuis très longtemps, comme pour moi, mais je me disais justement récemment que c'était bizarre qu'ils ne nous soient pas encore tombé dessus.

En soit, on avait vraiment rien à craindre ou rien à se reprocher, parce qu'aucun des groupes qui jouaient n'est inscrit à la SABAM. Par contre, c'était quand même embêtant, parce qu'en cas de contrôle, ils ont tendance à se croire tout permis et à demander de rentrer gratuitement pour contrôler. On a aucune obligation de les laisser rentrer si on utilise pas leur répertoire, et c'est à eux de prouver qu'on utilise leur répertoire, mais ils ne le voient pas de cet œil là. S'ils avaient voulu venir contrôler, on aurait probablement dû donner une playlist des titres joués pour qu'ils puissent vérifier qu'on utilise ou pas leur catalogue. On a donc dit aux groupes que si ça se produisait, ils pourraient être créatifs dans la déclaration des noms de leurs chansons.

Le seul problème, c'était pour les covers. Plusieurs groupes en faisaient quelques unes. Les chances d'être contrôlé étaient vraiment minces, et en cas de contrôle on ne les aurait pas laisser rentrer, et au cas où ils auraient forcer le passage ou seraient rentrer incognito, il aurait suffit de ne pas leur donner le vrai nom du morceau joué, et au cas où ils le trouvent tout de même ils n'avaient pas nos noms à Pierre et moi pour adresser la facture, mais au cas où ils y étaient parvenus tout de même, la facture aurait été salée. On a donc malheureusement dû interdire officiellement aux groupes de jouer des covers, à cause de l'infime chance d'être contrôlé. J'ai même contacté un des groupes dont un morceau est joué par un de nos groupes pour savoir s'il était protégé ou non et avoir éventuellement l'autorisation de la jouer.

Heureusement, on a pas eu de contrôle à notre connaissance, et les groupes ont choisi de jouer leurs covers tout de même en ne signalant simplement pas qu'il s'agissait de covers.

Le catering

Normalement, le catering devait être fourni par la salle, mais mercredi, à deux jours du concert, Pierre m'a dit qu'on en aurait finalement pas. Je sais pas trop pourquoi, apparemment c'est un peu aléatoire avec eux, vu qu'ils font ça de manière quasi bénévole. Du coup, on pouvait utiliser la cuisine pour préparer quelque chose, mais il fallait le préparer (et acheter des ingrédients).

J'essaye depuis quelques mois de devenir végan donc j'ai voulu proposer quelque chose de végan, ou au minimum végétarien, mais sans que ça soit choquant pour les groupes (pas un steak frittes sans steak quoi) histoire de pas trop imposer mes choix non plus. J'ai demandé à Élisa, également végan, si elle avait des idées, et elle m'a transmis la recette recette du taboulet de notre pote Mak, végétarienne. Mais quand je demande à Élisa si elle est partante pour s'occuper de préparer ça, elle m'annonce qu'elle sera pas là du tout pour cause d'examens.

Du coup, j'ai demandé à Mak si ça l'intéresserait pas de profiter d'une entrée gratuite en échange de ses talents de cuisto, et elle s'est étonnamment impliqué, faisant les courses et la cuisine de deux plats (taboulet et pâtes) pour quarante personnes le matin du concert. À part la guest, elle ne m'a demandé que le remboursement des 15 € de courses et a refusé que je lui donne 5 € de plus pour la peine. Il fallait juste que je m'organise pour récupérer les plats pour midi et les amener à la salle, puisqu'elle travaillait l'après-midi et ne viendrait que dans la soirée.

J'ai donc passé une annonce pour savoir qui pourrait m'aider à transporter ces quarante lourdes portions de Schaerbeek à Saint-Gilles. Il y a eu plusieurs volontaires (que je remercie), mais c'est finalement Mado qui a eu le rôle puisqu'elle avait une voiture.

Le malentendu

Le même jour, mercredi, Wolves Scream m'ont dit qu'ils ne pourraient finalement pas être là à temps pour prêter les cabs à Down To Insanity. C'était embêtant, surtout après le coup du catering que j'avais du gérer, mais pas impossible, puisque Jarhead avaient leur cab de guitare, Evening Call leur cab de basse, et DTI pouvaient avoir un cab de guitare.

Je demande donc à Jarhead si ils peuvent également prêter leur cab de guitare à DTI, puisqu'ils le prêtent déjà à Evening Call, et c'est là qu'on s'est rendu compte d'un horrible malentendu qui aurait été très compliqué à gérer si on l'avait découvert sur place: Jarhead avaient finalement compris, après tant d'hypothèses formulées, qu'ils ne devaient pas amener de cab du tout, et j'ai de mon côté raté un copié collé dans les feuilles de route, donnant à tous les groupes les informations destinées à DTI et disant de ne pas prendre de cab. Personne ne se posait donc de questions, mais personne n'aurait eu de cab sur place.

Evening Call ont accepté de prêter leur cab de basse à Jarhead et DTI, et faute d'autre solution (toutes les voitures étaient déjà pleines), j'ai dû me résoudre à amener et prêter mon propre cab de guitare. Cela n'aurait d'ailleurs pas été possible sans la voiture de Mado qui emportait le catering ! Et je remets donc à nouveau à jours les feuilles de route de tout le monde avec la nouvelle répartition du backline, correcte cette fois-ci. Signs Of Algorithm auraient bien voulu jouer sur leurs cabs, mais on leur a dit non pour limiter les changements de backline au maximum, et ils ont accepté sans caprice de jouer sur ceux de Wolves Scream comme demandé.

Le Jour J

Vendredi matin, j'ai donc été chercher le catering en voiture avec Mado, j'ai imprimé les listes des préventes, j'ai préparé mon cab de guitare, j'ai avalé un paquet de chips parce que j'avais pas le temps de cuisiner, je suis allé à la salle en voiture avec Mado, mon cab, et le catering qu'on a failli oublier dans la précipitation, on a trouvé Evening Call et Jarhead devant la salle sans personne pour nous ouvrir à 16:00 comme prévu, j'ai appelé le responsable qui m'a dit qu'il démarrait, puis on nous a ouvert vers 16:30, et les groupes ont commencé à s'installer pendant que l'ingé-son préparait ses bazars.

Le temps d'installer la caisse et un autre cab de guitare que le mien se trouvait installé sur scène. C'était celui de la salle, et le mien n'était donc pas nécessaire. Mado m'a donc raccompagné en voiture pour le ramener chez moi et le mettre hors des pieds et en sécurité. De retour à 17:30, à l'heure de l'ouverture des portes, tous ceux qui devaient être là étaient là, les premiers spectateurs arrivaient, et on attendait plus que la fin du line-check pour pouvoir commencer.

Le retard

L'ingé-son, bien que très gentil, bien que gérant cette salle depuis très longtemps, n'était pas super au point (par manque de connaissance du style) et surtout très lent pour s'installer. Le line-check a duré jusqu'à 18:30, et on a donc commencé avec une demi-heure de retard à cause de ça. C'était pas plus mal pour le groupe puisque le public était un peu plus nombreux qu'au tout début, mais ça s’annonçait mal pour respecter l'horaire pour la suite. On avait notamment calculé le timetable pour que les gens puissent rentrer facilement en transport en commun après le concert, avec une petite demi-heure de marge au cas où, donc on était déjà à la limite du tolérable.

Ça ne s'est pas arrangé par la suite, toujours à cause de l'ingé-son, puisque le premier groupe à joué 18 minutes au lieu des 30 qui lui étaient allouées mais qu'on a conservé la demi-heure de retard (le temps de changement était plus que suffisant puisqu'il suffisait de changer les têtes d'ampli, pas de micro à bouger, et qu'il y avait 25 minutes prévues pour faire ça, mais ça en aura pris 35 à cause de l'ingé-son).

Lors du changement de backline complet entre Down To Insanity et Signs Of Algorithm, on avait prévu 30 minutes de changement de plateau. Pierre et moi avons l'expérience, c'est normalement bien suffisant même s'il ne faut pas traîner. Il aura fallu presque une heure à l'ingé-son pour terminer son line-check après avoir replacé les micros pour laisser le groupe commencer. Au final, on terminera avec un peu plus d'une heure de retard, et l'after-party a été annulée.

Ce fût un mal pour un bien, ça aura quand même aidé à ce que tout se déroule bien. Un guitariste de Down To Insanity est ainsi arrivé juste à temps pour son set, le chanteur d'Epidemian est arrivé en trombe en manquant de tomber tant il se précipitait vers la scène pour prendre le micro, pensant qu'il était arrivé en retard, mais il a finalement pu reprendre son souffle puisqu'on avait nous aussi du retard, et Signs Of Algorithm ont pu jouer eux aussi à leur place dans le line-up grâce à notre retard malgré les embouteillages et accidents qu'ils ont croisé sur leur route.

La seule victime de ce retard aura été le public, et c'est, pour moi, très grave. Certains ont du partir avant la fin pour attraper leur métro, d'autres sont restés et ont eu du mal à trouver un moyen pour rentrer chez eux. Même ceux qui étaient en voiture sont parti immédiatement après la fin parce qu'il était tard et qu'ils avaient encore de la route à faire.

La cause du retard est donc identifiée, c'est l'ingé-son, mais sans cela il y aurait eu d'autres causes de retard (des groupes pas là à temps), et cela malgré les temps de changement de plateau prévus largement et les demandes aux groupes d'arriver quasiment une heure trente avant l'heure de leur set. 

Pour palier à cela à l'avenir de manière certaine, je ne sais pas trop comment m'y prendre. Pour l'ingé-son, il suffirait d'en engager un compétent qui respectera les horaires plutôt que de se contenter du sympathique bénévole fournit avec la salle, mais pour les imprévus des groupes, je pense que la seule solution, malgré tout imparfaite, serait de passer totalement pro et d'engager tous les musiciens sous contrat pour la journée, de manière à ce qu'ils puissent se dégager de leurs autres obligations et se concentrer sur le concert, mais cela demande des moyens que nous n'avons pas encore pour le moment. À voir, donc.

Le malentendu, bis

Quand Wolves Scream sont arrivés, pendant le set de Down To Insanity, je suis allé leur indiquer où stocker les cabs pour être prêt à les installer dès que DTI auraient fini de jouer. On me répond qu'ils n'ont pas pris les cabs, parce que c'était écrit dans le roadmap de pas les prendre. J'ai vérifié après coup, et la dernière version envoyé était bien correcte mais ils ont dû imprimer la seconde version, que j'avais loupé et qui était déjà à l'origine du malentendu pour les cabs de Jarhead. Même si j'avais corrigé l'erreur, elle persistait. On peut pas se tromper dans un roadmap !

Du coup, méga stress, on allait pas avoir de cabs pour les trois groupes à venir. Pour une guitare on pouvait continuer à utiliser celui de la salle, mais le cab de basse de Evening Call allait repartir avec eux, personne d'autre n'en avait et il n'y avait pas de cab pour la deuxième guitare non plus. J'avais déjà le plan B en tête: brancher la basse en DI et courir (en ayant trouvé une voiture si possible) rechercher à nouveau mon cab de guitare chez moi. Avant de faire ça, je courrais partout et parlais à tout le monde pour essayer de trouver une idée plus efficace que ça.

Heureusement, on a remarqué qu'il y avait un cab de basse à l'arrière de la scène qui n'appartenait à personne. Il était à la salle. Je demande donc si on peut l'utiliser, et tant qu'à faire si y'aurait pas par hasard un deuxième cab de guitare disponible. Et y'en avait un aussi !

Soulagement, on est passé à deux doigts de la catastrophe, cette salle est vraiment bien équipée !

Et puis arrivent Signs Of Algorithm qui commencent à s'installer après le set de Down To Insanity, et qui me demandent si c'est bien sur ces cabs là qu'ils jouent. Je leur explique l'affaire, et ils me disent que malgré le fait que je leur avais dis de ne rien prendre, ils sont venus avec leur van et ont tout leur matériel, et ils veulent bien le prêter aux groupes suivants. Ils gèrent ! On installe donc finalement leurs cabs, qui sont mieux que ceux de la salle. Et là tout le monde est content, eux parce qu'ils peuvent jouer sur leur matos et les autres groupes parce que c'est du bon matos. On a eu une chance de fou sur ce coup là.

Et puis c'était bien quand même !

Voilà, c'était super bien quand même. Personne ne s'est plaint de quoi que ce soit, tout le monde a passé au bon moment, certains ont vraiment surkiffé, les groupes étaient tous très bons, l'affiche globale un peu éclectique a réussit a réunir plusieurs publics qui cohabitaient très bien et qui ont tous été mis d'accord par le final de Wolves Scream, et les groupes étaient contents aussi il me semble. En tout cas, tout le monde nous a remercié et attend les photos avec impatience. Donc c'est cool !

Sauf que ...

Sauf que quand on fait les comptes, ça se gâte un peu. À la veille du concert, tout le monde en parlait tellement que si on avait fait complet je n'aurais pas été étonné. Avec les 110 participants annoncés, je m'attendais à pouvoir payer quelque chose comme 50 € à 75 € par groupe tout en gardant un petit quelque chose pour moi et en ayant remboursé toutes nos dépenses. Malheureusement, on en était loin. Quelques chiffres !

On a vendu 3 préventes en ligne, Pierre en a vendu 10, moi 3, et deux groupes en ont vendu 7 chacun, soit un total de 30 préventes à 5 €. On a aussi noté (!) qu'on avait vendu 27 entrées sur place à 7 €. Ça fait donc 57 entrées payantes en tout. Pierre avait également mis 6 € de fond de caisse, et moi 15 € (histoire d'avoir de la monnaie). On aurait donc du avoir 360 € en tout dans la caisse (théorique) en fin de journée.

Comme on est sensé payer les groupes à partir de la 46ème entrée, on avait un budget de 30 préventes + 15 entrées = 255 € pour payer tous nos frais, auxquels il faut ajouter le remboursement du fond de caisse de 6 € et 15 €.

Dans les frais, on avait 200 € pour la salle, 15 € pour la nourriture, 12 € pour les boissons, 1,76 € et 13,81 € de pubs Facebook pour moi, 4 € de pub Facebook pour Pierre, 4,50 € d'impression d'affiches, 1,87 € de frais pour la billetterie en ligne, 5 € de préventes pour Pierre, 1,50 € de préventes pour moi, et 3,50 € de prévente pour chacun des deux groupes qui en ont vendu, soit un total de 272,44 €.

C'est plus que le budget, mais il y a des choses qui n'étaient pas indispensables et que j'ai fais plus pour moi ou à titre d'expérimentation (la billetterie en ligne, l'impression d'affiches et la pub Facebook) et que je prends donc en charge, Pierre prend également en charge sa pub Facebook de sa poche, et Pierre et moi renonçons chacun à notre part sur les préventes. Par contre, on verra plus tard qu'il y a eu une erreur, donc j'inclus dans les frais le remboursement du fond de caisse, et donc on retombe pile poil sur le budget de 255 € de frais.

On garde en tête que dans ces frais, il faudra payer 200 € à la salle, deux fois 3,50 € aux groupes qui ont vendu des préventes, 30 € à moi (pour la nourriture et le fond de caisse) et 18 € à Pierre (pour les boissons et le fond de caisse).

Il reste donc 12 entrées pour payer les groupes, soit 84 € en tout. Les trois premiers devraient toucher une base de 8,40 € chacun, avec un complément de 3,50 € pour l'un d'entre eux, et les trois derniers devraient toucher une base de 12 € chacun, avec un complément de 3,50 € pour l'un d'entre eux.

Ceux qui suivent se souviendront qu'on avait gardé une petite marge pour parer à tout imprévu. En effet, trois septièmes et trois dixièmes de 7 €, ça ne fait que 5,10 € sur les 7 € de chaque entrée. Le reste, on pourrait le garder et le partager entre Pierre et moi, mais le défraiement dû aux groupes est si faible qu'on a choisi de le redistribuer. Cela fait 3,80 € par groupe.

On a donc au deux groupes avec 12,20 €, un avec 15,70 €, deux avec 15,80 € et un avec 19,30 €. On est donc bien sur le budget de 84 € + 7 € garantis par les préventes vendues.

Mais y'a un truc ...

On a toujours bien surveillé la caisse, et on a fait bien attention à cocher les bonnes cases sur nos feuilles de comptes, mais on a pourtant une erreur quelque part. Après analyse à tête reposée, il semblerait, sans certitude, qu'il manque 38 € dans la caisse. Ou peut-être qu'il y a 3 € de trop dans la caisse parce qu'on a mal rendu la monnaie à quelqu'un et qu'on a coché cinq entrées de trop sur la feuille. Ou peut-être autre chose, on sait pas. Bref, y'a une erreur.

J'arrive à cette conclusion parce que sur place, on avait 312 € dans la caisse. Sachant que les 15 € des préventes en lignes n'ont pas encore été versés, c'est comme si on avait eu 327 € dans la caisse. Or les 27 entrées, 30 préventes et 21 € de fond de caisse font 360 €. Il manque donc 33 €. Mais il y avait aussi une guest photographe pour Drash Mag qui n'était pas dans nos comptes puisqu'elle était en guest et qui a quand même choisi de payer sa place au prix des préventes, et qui rajoute donc 5 € à l'erreur. Apparemment. Mais comme les groupes sont payés en fonction du nombre d'entrées, pas question de réduire ce nombre, si on s'est trompé tant pis. Et si on a perdu 38 €, tant pis aussi. La prochaine fois on se préparera encore mieux !

Toujours est-il que sur le moment, avec la fatigue accumulée et malgré les feuilles de comptes que j'avais préparé, on était complètement perdus et on ne savait pas d'où venait l'erreur. Impossible de tomber sur un compte juste, surtout que la toute dernière entrée est arrivée après qu'on ait réparti l'argent. On a appliqué les pourcentages au mieux. Heureusement trois groupes seront payés par virement, et ils auront donc le compte correct. Pour les autres qu'on a payé sur place, ils ont reçu 20 € au lieu de 19,30 €, 15,50 € au lieu de 15,80 € et 16,50 € au lieu de 15,80 €.

Y'a pas mort d'homme, mais par soucis d'égalité, comme deux groupes ont eu 0,70 € en trop (même si ça reste vraiment pas grand chose), on va appliquer la même augmentation pour les quatre autres en mettant de notre poche. Au final vrai, on aura donc deux groupes avec 12,90 €, un avec 16,40 €, deux avec 16,50 € et un avec 20 €.

Comme on avait un budget total de 327 € (qui aurait dû être de 360 €), qu'on a payé 200 € à la salle et 84 € + 7 € aux groupes, il reste 36 € pour rembourser le reste des frais à Pierre et à moi (au lieu de 48 €, puisque le budget était de 55 € dont on enlève les 7 € garantis aux groupes). Après remboursement de nos fonds de caisse respectifs, on met le catering en commun, et on perd donc chacun 6 €. En rajoutant à cela la moitié de l'augmentation de 0,70 € pour chaque groupe, on perd chacun 8,10 €.

Cette petite perte n'est due, en soit, quasiment qu'à l'erreur de caisse qu'on a fait, donc c'est pas trop grave. C'est comme si on avait payé notre place, et on a eu à boire et à manger en échange.

Ceux qui suivent auront remarqué que la perte de deux fois 6 € n'est pas égale à l'erreur de 38 € dans la caisse. Ceux qui suivent encore mieux se souviendront cependant qu'on a choisi d'inclure le remboursement du fond de caisse, de 21 €, dans les frais, et qu'il y avait 5 € dans les 38 € qui étaient bonus puisque venant d'une guest, donc on est donc bien correct. Normalement, le fond de caisse aurait du être en plus des frais, mais comme on est en perte, j'ai préféré rembourser en priorité ce qui est logique (le fond de caisse) plutôt que les dépenses accessoires que j'ai fais plus pour moi et l'expérimentation (la billetterie en ligne, la pub Facebook). Il y a donc 21 € de la perte que je prends à mon compte, parce qu'elle n'était pas indispensable, et 4 € de pub Facebook à charge de Pierre, le reste est partagé équitablement. Les groupes n'en pâtissent pas puisqu'il ne sont pas sensés toucher quelque chose sur le budget des frais, et que le surplus de la perte n'est pas répercuté sur leur défraiement, puisque je le prends en charge.

Par contre, d'après mes calculs, la plupart des groupes, en fonction de leur chargement et de la distance à parcourir, on reçu juste assez pour rembourser leur essence, ou à peine plus. Je leur ai tous proposé de me signaler si jamais c'était pas le cas. Il y a deux groupes qui m'ont indiqué être en perte.

Après avoir été payés, l'un manquait encore d'une douzaine d'euros, l'autre de 43 €. En discutant avec ce dernier, qui s'apprête à partir en tournée, il s'avère que leur compte de groupe est en négatif de près d'un millier d'euros. Ils comptent sur la vente de merch durant leur tournée pour remonter la pente, mais la perte sur cette date n'arrange pas du tout les choses. Ils n'ont pas souhaité que je leur rembourse la perte, mais j'ai insisté pour qu'au minimum ils ne perdent pas plus que moi ! Puisque je perdais une base d'environ 8 €, j'ai donc choisi de rajouter de ma poche 2 € pour le premier groupe (il leur manque donc encore environ 10 € et on a environ la même perte si on considère mes 8 € + 2 €), et 18 € pour l'autre (il leur manque donc encore 25 € et on a environ la même perte si on considère mes 8 € + 18 €).

D'un autre côté, la répartition de la monnaie a fait que Pierre m'a laissé 0,90 € en trop. Au final, on a donc 4 groupes à peine à l'équilibre, deux groupes en perte, Pierre qui perd 9 € + 4 € de pub Facebook, et moi qui perd 7,20 € de base + 20 € que j'ajoute pour les groupes en perte + 21 € pour les dépenses pas indispensables que je prends en charge.

Trop peu d'entrées

Quand on compte le nombre d'entrées, on a 30 préventes, 27 entrées sur place, 7 personnes pour l'orga et la salle, et 28 musiciens. On a pas autorisé de guests pour les groupes (ce qui était d'ailleurs un peu délicat). Il y avait donc en tout 92 personnes présentes. On est bien loin des 110 participants et 60 peut-êtres de l'événement Facebook. Pourquoi ? Il y a énormément de gens que je connais et qui m'ont dit qu'ils viendraient qui ne sont finalement pas venus. Je n'ai pas spécialement cherché à analyser pourquoi, chacun a probablement ses raisons et le temps y est surement pour quelque chose.

Mais c'est tout de même un peu décevant. Quand on parle de soutenir la scène, c'est pour éviter justement que des groupes ne se retrouvent en perte, et si c'est vraiment la météo qui est à l'origine d'une majorité de désistements de dernière minute, c'est vraiment dommage que plus de personne n'aient pas daigné sortir un parapluie pour venir passer un bon moment. Je ne jette la pierre à personne, il y a certainement quelque chose à faire dans l'organisation pour améliorer cela et optimiser le taux de conversion "participants Facebook / participants réels", mais je ne sais pas trop quoi pour le moment.

Le principe des préventes reste, je pense une bonne piste, car même si on en a vendu que 3 en ligne et que près de la moitié venaient de l'orga plutôt que des groupes, il y avait malgré tout plus de préventes que d'entrées sur place, et toutes les personnes ayant acheté une prévente sont venues, contrairement aux autres. Cela permet aussi de proposer deux tarifs, et tant que les calculs sont faits sur base des préventes, le bonus des ventes sur place est du bonus. Le spectateur qui est près à mettre un peu plus et qui ne veut pas s'embêter à prendre une prévente rapportera un peu plus d'argent sans qu'on le plume, puisque c'est son choix. Celui qui a un peu moins de moyens financiers pourra tout de même venir en prenant le tarif le plus avantageux en prévente.

Il faudra aussi augmenter l'incitant financier auprès des groupes. Gagner 0,50 € par prévente vendue n'était pas suffisant pour vraiment les motiver à en vendre un maximum, la preuve en est que seulement deux des six groupes en ont vendu. La prochaine fois, il faudra probablement faire quelque chose du genre partager 50/50 les gains des préventes entre le groupe et l'orga, plutôt que de les partager avec tous les autres groupes. En tout cas donner une plus grosse part au groupe qui vend, car si les 4 groupes qui n'en n'ont pas vendu avaient vendu 7 préventes comme les autres, on aurait eu 28 entrées de plus, soit 170 € de plus à répartir entre les groupes (car plus d'entrées sur place auraient compté au delà des 45 premières). Cela seul aurait permis qu'aucun groupe ne soit en perte.

Conclusion sur la cohérence

Tout mis l'un dans l'autre, c'était une chouette soirée, même si on est passé plusieurs fois à deux doigts de la catastrophe. Pour moi, il y a deux ombres au tableau: le retard très important, et le défraiement des groupes qui n'est pas aussi élevé que je l'aurais voulu.

Pour l'un, certains me disent encore que c'est pas grave, qu'on peut pas faire sans. Pour l'autre on me dit aussi que c'est pas grave, qu'on a passé un bon moment et que c'est ce qui compte. Peut-être. C'est ce qui fait que ce n'est pas négatif. Mais je reste mitigé. Car après tout, pourquoi est-ce qu'on va en concert ? Pourquoi est-ce qu'on en organise ? Pour soutenir les groupes qu'on aime, pour qu'ils puissent trouver leur compte dans leur activité de musicien même si c'est pas pour en faire un équivalent temps plein. À partir du moment où le public paye pour voir une série de groupes et qu'il ne peut pas voir certains groupes parce qu'il doit rentrer avant la fin, ça n'envoie pas un signal positif, c'est pas dit qu'il reviendra et payera à nouveau. De même, si un groupe perd de l'argent pour pouvoir se déplacer à l'autre bout de la Belgique, il a beau passer un bon moment, il arrivera un moment où il ne pourra plus se permettre de perdre de l'argent et devra arrêter.

Ici, on a été tout juste. Si on avait eu Carcer City en plus, peut-être aurait-on eu tellement de retard qu'ils n'auraient même pas pu jouer, et malgré le prix d'entrée plus élevé on aurait probablement été en perte et les groupes n'auraient pas été payés. C'est clairement ma faute, à cause de choix d'organisation que j'ai posé, même si on a évité le pire.

Ma perte n'est pas grave. Quand j'ai choisi d'organiser le concert pour Carcer City, j'étais près à perdre entre 200 € et 400 € avec leur cachet, je voulais juste organiser cette date. Même si je ne pourrais clairement pas organiser des concerts tout le temps de manière bénévole, vu le travail que ça demande, c'était exceptionnel et je l'ai surtout fait pour moi et pour me faire plaisir, donc c'est pas grave. Le fait que des groupes soient en perte, c'est beaucoup plus grave.

Si certains se demandent pourquoi je prends mes distances de l'organisation (ce concert était une exception mais confirme ma décision) malgré le très bon moment passé, c'est que de mon point de vue, si j'organise des concerts, c'est pour soutenir la scène, pas pour être contre-productif. Quand je m'y remettrai, ce sera donc en étant certain, entre autres, de pouvoir proposer des bonnes conditions de confort aux groupes, un timing respecté, et un cachet qui ne me donnera pas envie de m'excuser quand je le donne aux groupes.

D'ici là, je reste disponible pour donner un coup de main aux organisateurs qui sont plus hardis que moi, je continuerai à aller aux concerts pour soutenir la scène, et je garde cette date en mémoire parce que c'était quand même vachement bien !

Il y a un peu plus d'un an, j'organisais mes premiers concerts au Loll, et c'est ainsi que j'ai connu beaucoup des groupes qui sont maintenant mes potes et que je croise régulièrement un peu partout sur la scène. Pouvoir aujourd'hui organiser un concert en n'étant plus cet inconnu que j'étais mais en faisant jouer mes potes, c'est déjà une réussite en soit, et je compte bien continuer dans cette voie en continuant de tirer des leçons de mes erreurs !

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